Để tổ chức một buổi lửa trại cho có kết quả, chúng ta phải biết chuẩn bị những công đoạn sau:

Chuẩn bị khung:

Thông báo cho các Nhóm trưởng trước về chủ đề của buổi lửa trại và số lượng tiết mục mà họ có thể tham gia. “Trại sinh”  nếu chưa rành các nghi thức thì phải tập luyện hay ôn lại cho thống nhất và đồng bộ. Ôn lại những băng reo, bài hát, luân xướng, ca múa cộng đồng...

Các dụng cụ hóa trang thường được tận dụng những thứ có sẵn như chăn màn, khăn quàng... chứ đừng đặt nặng vấn đề đạo cụ, may sắm như một đoàn hát. Các tiết mục trình diễn, được chuẩn bị trong thời gian ở trại. Nếu lửa trại có đề tài đã được thông báo trước, thì tiết mục nên xoay quanh chủ đề đã chọn.

Chuẩn bị địa điểm:

Chọn một khu đất khô ráo, rộng rãi, thoáng đãng, không có tàn cây de ra trên đống lửa, không có những hố trũng, gốc cây, rễ cây... Dọn sạch sẽ đất đá và gom sạch lá khô chung quanh. Chuẩn bị chỗ ngồi cho quan khách (nếu có) và các Phụ trách được thoải mái tự do, trên gió, gần nơi trình diễn... Nếu là sân xi măng hay gạch, chúng ta lót thiếc, vỏ cây, lá cây... ở dưới trước, sau đó đổ cát lên, để sân không bị quá nóng dẫn đến nứt nổ.

Chọn chủ đề:

Để cho buổi lửa trại có ý nghĩa, chúng ta nên cô đọng chương trình trong một chủ đề nào đó.

Thí dụ: Nếu là buổi lửa trại dành cho Bạn Trẻ, chúng ta có thể chọn chủ đề: Bạn Trẻ sống Tin Mừng Tình Yêu và xoay quanh việc Bạn Trẻ với đời sống, văn hóa, lối sống cộng đoàn... Nhưng vẫn không làm mất đi sự vui tươi, trẻ trung, dí dỏm...

Hoặc đang cắm trại tại một địa danh lịch sử, một di tích tôn giáo... thì chủ đề cũng nên đặt trọng tâm vào đó, tìm hiểu và nêu gương để giáo dục trại sinh.

Sắp xếp củi:

Có nhiều hình thức sắp xếp củi cho một buổi lửa trại như: hình nón, hình kim tự tháp, hình lục lăng, hình tam giác... Cho dù sắp kiểu nào, thì chúng ta cũng phải cho những vật dễ bắt lửa ở dưới trước, rồi sắp cành cây hay củi nhỏ lên, sau hết mới chất củi lớn (nhớ chừa nơi châm lửa).

Sắp xếp đội hình:

Nếu là lửa trại nguyên thủy thì quá dễ dàng, vì “trại sinh” tự động đến ngồi xuống xung quanh đống lửa là đủ. Nhưng nếu lửa trại tăng cường, nhất là những buổi lửa trại có quan khách tham dự, thì chúng ta phải biết cách sắp xếp đội hình.

“Trại sinh” ngồi hai ba vòng, không nên ngồi quá rộng, vì sẽ không nghe được tiếng nói của diễn viên (nếu không có hệ thống khuếch âm), cũng đừng để người tham dự tràn vào nơi trình diễn, gây cảnh lộn xộn.

Quan khách được hướng dẫn đến chỗ ngồi dành sẵn, trên gió, gần nơi trình diễn.

Chương trình lửa trại:

Lửa trại là một buổi trình diễn văn nghệ tự nhiên nhưng không vì thế mà chúng ta thiếu cố gắng và dễ dãi với mình để đi đến coi thường người dự, và tự hạ thấp tính năng giáo dục của nghệ thuật. Hãy suy nghĩ để sáng tạo cái đẹp, cái thiêng liêng của ngọn lửa - đừng để lố bịch, nhàm chán, rẻ tiền vì thiếu chuẩn bị.

Chương trình lửa trại được Quản trò sửa soạn ít nhất là một ngày. Nhưng hình thức và nội dung được giữ kín để tạo sự hấp dẫn (ngoại trừ Quản lửa, để kịp phối hợp). Sau khi thu thập các tiết mục của các đơn vị - Quản trò sẽ tùy nghi sắp xếp, nhưng ca hát thường phải chiếm tối đa, nhất là ca múa cộng đồng. Như thế, bầu không khí sẽ sôi động, bớt uể oải, nhàm chán.

Thường thì chương trình được thiết lập theo khung sau:

- Tập hợp (hò lửa).
- Đón quan khách.
- Gọi lửa, châm lửa, nhảy lửa.
- Lời khai mạc
- Sinh hoạt cộng đồng, văn nghệ, ca múa...
- Giờ tinh thần (câu chuyện tàn lửa).
- Giải tán.

Quản trò nên sắp xếp làm sao cho đến khi gần kết thúc, thì chương trình trầm lắng dần dần và kết thúc trong im lặng.

Thủ tục khai mạc:

Quản trò linh động lựa chọn các cách khai mạc lửa trại tùy theo điều kiện và tính chất của buổi lửa trại đó. Những thủ tục dưới đây chỉ là sự gợi ý:

Thủ tục 1:

- Quản trò và một số người "hò lửa".
- Sau mỗi bài hát "Gọi lửa" thì nêu tên từng đơn vị mời ra khu vực lửa trại.
- Nhóm nào nghe gọi tên mình sẽ "A" lên một tiếng thật dài và chạy ra.
- Sau khi “trại sinh” đã ra khu vực lửa trại hết thì mới mời các người Phụ trách và quan khách.
- Chủ tọa châm lửa.
- Hát bài "nhảy lửa" và cùng nhảy chung.
- Lời khai mạc.
- Chương trình sinh hoạt, văn nghệ.

Thủ tục 2:

- Tiếp tân đón quan khách từ xa và hướng dẫn vào khu vực lửa trại.
- Thần Bóng đêm ra chận lại, vừa khoe khoang khoác lác vừa hù dọa.
- Thần Ánh sáng (Quản trò) xuất hiện trong tiếng động inh tai (do trại sinh gõ bằng đủ thứ loại dụng cụ) với cây đuốc trong tay, đánh đuổi Thần Bóng đêm và hướng dẫn quan khách an tọa (“trại sinh” im lặng). Thần Ánh sáng lên tiếng trấn an và ca ngợi ngọn lửa, ca ngợi ánh sáng...
- Thần Ánh sáng hát bài “Gọi lửa” lần thứ nhất, tất cả hát lại lần thứ hai.
- Quản trò mời người Phụ trách hay chủ tọa châm lửa.
- Múa và hát bài "Nhảy lửa".
- Chương trình sinh hoạt, văn nghệ....

Bế mạc:

Hết chương trình, Đại diện có lời cám ơn “quan khách và khán giả”.

Hát bài "Tạm biệt".

Câu chuyện tàn lửa:

Nếu lửa trại thường, thì trước khi bế mạc, “Trại trưởng”  có "Câu chuyện tàn lửa" với tất cả “trại sinh”. Đây cũng là giờ tinh thần với những lời tâm tình nhắn nhủ ngắn gọn. Sau đó hát bài "Tàn lửa" rồi từ từ im lặng rút lui về lều của mình, tuyệt đối không vỗ tay, reo hò hay hô giải tán lúc này.

Quản trò:

Người ta thường hiểu lầm: Quản trò là một anh hề, lên nhảy nhót, uốn éo để chọc cười thiên hạ. Không đơn giản như vậy đâu, người Quản trò là linh hồn của buổi lửa trại, nó quyết định sự thành đạt của buổi lửa trại đó. Người Quản trò ngoài óc khôi hài, dí dỏm, còn phải năng động, phản ứng nhanh, san lấp ngay những lỗ hổng của chương trình. Người Quản trò phải có nhiều vốn liếng sinh hoạt như: trò chơi, băng reo, ca múa cộng đồng... Phải biết lúc nào tạo bầu không khí sôi động, lúc nào phải trầm lắng. Biết cắt ngang một cách khéo léo những tiết mục quá dài hoặc có nội dung nhảm nhí. Biết phối hợp cùng Quản ca và Quản lửa để tạo nên một chương trình sống động.

Quản ca:

Thường thì nhiệm vụ này Quản trò có thể kiêm nhiệm nhưng nếu trong buổi lửa trại lớn hay Quản trò không có năng khiếu về ca hát, thì phải có Quản ca để chia bớt gánh nặng. Quản ca không cần phải là ca sĩ mà chỉ cần biết hát và thuộc nhiều bài hát sinh hoạt, vui ca... Biết bắt nhịp, chia bè hát đuổi (luân xướng), biết một số bài ca múa cộng đồng, biết chọn bài hát cho đúng với hoàn cảnh, biết trại sinh đã thuộc những bài ca múa nào và cũng phải có óc hài hước, vui tươi, dí dỏm, phối hợp với Quản trò, Quản lửa cho nhịp nhàng.

Quản lửa:

Là người chịu trách nhiệm về củi đốt và ánh sáng (nếu tổ chức lớn thì nên lập ra một ban ánh sáng) cho nên người Quản lửa phải biết kỹ thuật sắp củi sao cho cháy đều, hiểu rõ tính chất cháy của những loại củi khác nhau. Lo dự trù củi cho đủ dùng, không được thiếu nửa chừng. Là người chọn khu vực để đốt lửa, Quản lửa phải biết phòng hỏa, tránh đốt lửa dưới tàn cây xanh hay gần những cây có dầu.

Trong lúc sinh hoạt văn nghệ, phải phối hợp với Quản trò, Quản ca, để biết khi nào cần tăng, khi nào cần giảm ánh sáng. Vì vậy Quản lửa phải biết một số xảo thuật ánh sáng và cách tạo màu cho lửa.

Ghi nhớ:

- Quản trò, Quản lửa, Quản ca không nên xuất hiện khi trình diễn, trừ trường hợp cần thiết.


Công cụ hỗ trợ cho lửa trại:

Chuột lửa:

Là một công cụ dùng cho việc châm lửa khai mạc, có nhiều cách để chế tạo chuột lửa, tùy theo sáng kiến của mỗi người. Hoặc từ trên cao chạy xuống đống lửa hoặc từ dưới thấp chạy lên cao rồi mới xuống đống lửa.

a. Từ trên cao chạy xuống:

- Căng dây kẽm đến thân cây hay một điểm cao và có độ dốc vừa phải, đầu dây kẽm (phía đống lửa) chúng ta nối bằng một đoạn dây nylon ngắn để sau khi cháy thì dây đứt, không gây trở ngại cho việc trình diễn.

- Lấy lon sữa bò, lon bia... cho giẻ tẩm dầu vào, lấy dây kẽm làm thành một cái quai. Dùng tim đèn nối dài (hay vải se lại thành sợi) cột vào lon.

- Treo lon trên điểm cao nhất của sợi dây kẽm, cố định bằng dây thun, thòng dây tim xuống cho vừa tầm.

- Khi đốt, dây thun đứt, lon lửa sẽ trôi theo độ dốc xuống đống lửa.

b. Từ dưới chạy lên: Nguyên tắc thì vẫn trượt theo dây kẽm nhưng một bên thì nhờ trọng lượng, một bên thì nhờ dây thun đàn hồi. Loại chuột lửa này chúng ta để cho hộp lon nằm ngang và làm hai khoen bằng dây kẽm để dễ dàng trượt theo dây hướng dẫn. Từ một góc nào đó, dùng dây thun tạo lực đàn hồi để bắn mồi lửa lên cao, có sẵn chuột lửa. Từ đó chuột sẽ chạy xuống đống củi.

Làm đuốc:

1. Dùng vải quấn quanh một cành cây tươi, lấy dây kẽm buộc lại, nhúng vào dầu. Cách này giản dị nhưng lửa cháy không bền.

2. Lấy một lóng tre, trúc, nứa... vừa tay cầm và có mắt (loại còn tươi), đổ dầu vào lóng tre và nhét giẻ lại, ta có một cây đuốc cháy khá lâu.

3. Chẻ một lóng tre ra làm 6 hay 8 phần đều nhau, lấy lon bia hay nước giải khát (loại nhỏ) để vào và dùng dây kẽm cố định cho thật chặt, đoạn đổ dầu và nhét giẻ vào.

Tạo màu cho lửa: Trong khi trình diễn văn nghệ, nếu Quản lửa biết cách tạo màu cho lửa, thì tiết mục sẽ thêm hấp dẫn và vui mắt. Dưới đây là một số vật liệu mà Quản lửa phải chuẩn bị để tạo màu cho lửa.

Lửa bừng sáng: Ném vào lửa những bao nylon nhỏ có chứa dầu lửa hay xăng, rơm khô, giấy cắt vụn, thuốc pháo bông.

Tạo khói: Ném vào lửa rơm ướt, lá cây tươi.

Lửa màu đỏ: Bột than.

Lửa xanh: Bột sulfate đồng, giấy bạc trắng.

Lửa vàng: Muối bọt, nhựa thương phẩm.

Lửa tóe bông: Muối hột.