Hiện nay, nhiều nhà kinh doanh thường giải quyết phần lớn công việc qua điện thoại. Điều gì đã giúp họ thành công, khi chỉ trao đổi qua đường dây?

Bài học đầu tiên khi bạn bắt đầu đi làm là cách trả lời và gọi điện thoại. Nếu người nghe cảm thấy dễ chịu, bạn mới nhận được đủ thông tin cần thiết từ họ. Đạt hiệu quả cao qua các cuộc trao đổi bằng điện thoại là vấn đề không đơn giản.

·         Nhắc máy ngay đừng để chuông reo quá 3 lần. Nếu không, những đồng nghiệp khác sẽ bị quấy rầy và làm mất thời gian người gọi.

·         Chuẩn bị giọng nói nhẹ nhàng, lịch sự và ân cần. Cho dù đầu dây kia, khách hàng đang quát tháo giận dữ, bạn vẫn cứ tỏ ra nhiệt tình, vui vẻ, tìm ra những lời lẽ thật thuyết phục để làm vui lòng họ.

·         Không nên nói quá nhanh, mà phải rõ ràng, mạch lạc. Khi nói, đừng ngậm bút, hút thuốc hoặc chép miệng.

·         Trước khi trao đổi về công việc, bạn nên chuẩn bị nội dung định trình bày, tránh nói rườm rà, không đủ ý, không trôi chảy và dễ bị hiểu nhầm.

·         Tự giới thiệu khi mở đầu cuộc gọi: “Alô, tôi là Thủy ở công ty A. Xin cho tôi nói chuyện với anh Y”. Tương tự, xưng tên mình khi nhắc máy: “Alô, tôi Thủy xin nghe!”, trừ khi công ty có quy định riêng.

·         Khi không cần thiết lắm, đừng để phía bên kia phải đợi máy. Nếu phải yêu cầu người khác chờ, nhớ hỏi họ xem có vui lòng hay không, hoặc nên xin phép gọi lại sau.

·         Nếu người gọi muốn gặp sếp của bạn, trước khi chuyển máy, nên hỏi tên (cơ quan) người gọi, để báo với sếp. Làm như vậy để tránh trường hợp ông ấy không muốn tiếp chuyện người này.

·         Lịch sự để người gọi chào tạm biệt trước, rồi chờ họ cúp máy. Khi bạn muốn kết thúc cuộc gọi, nên tìm ra một lý do hợp lý và khéo léo: “Tôi đang muốn nói chuyện với anh nhiều nữa, nhưng lại có điện thoại đường dài. Tôi sẽ gọi lại cho anh sau nhé. Xin chào!”.

·         Cố gắng hạn chế tối đa những cuộc gọi cá nhân. Khi cần gọi về việc riêng, chỉ nói ngắn gọn, vừa đủ nghe để không quấy rầy những người chung quanh.

·         Không nên nói lâu quá, đường dây bị nghẽn, người khác không gọi được.

·         Dùng điện thoại xong, bạn đặt máy xuống nhẹ nhàng, không cúp máy thật mạnh, dù rất bực bội hoặc vội vàng.

·         Nếu bạn gọi nhầm số, chớ vội cúp máy. Hãy xin lỗi và chào người ở đầu dây bên kia.